Gestion quotidienne des absences scolaires

La gestion des absences est un enjeu incontournable pour tous les établissements scolaires. Pour être efficace, elle demande un travail coopératif de la part de différentes équipes dans les établissements. Pour faciliter cette collaboration, le Service Absences de Skolengo s’appuie sur 3 outils interconnectés, qui permettent de diffuser les informations relatives à la vie scolaire aux personnels concernés, en temps et en heure.

La feuille d’appel

Enseignants

Pour chaque cours, les enseignants réalisent l’appel et peuvent renseigner les absences, retards, ou dispenses et éventuellement les départs pendant le cours. Dès qu'un enseignant déclare une absence dans Skolengo, les personnels de la vie scolaire en sont informés, et pourront suivre le dossier.

Si l'établissement est équipé du logiciel de Vie Scolaire Skolengo, les enseignants peuvent utiliser l'application mobile Skolengo pour faire l'appel avec leur smartphone. Ils peuvent donc indiquer très simplement les élèves absents ou encore notifier d'un départ à l'infirmerie. Cette application est interconnectée avec l'ENT, toutes les modifications sont donc instantanément remontées.


Demander une démo de la Vie scolaire

Les cas d’usages clés de la feuille d’appel :

• Un accès simple et flexible permettant une mise à jour rapide de la feuille d'appel en cas d'aléas.
• Lorsqu’un aménagement est réalisé pour un élève mais n’est pas renseigné dans l’emploi du temps, il est possible d'ajouter manuellement cet élève directement depuis la feuille d'appel, pour suivre son assiduité notamment et savoir où sont les élèves dans l'établissement).
• Si un élève est noté absent au début de la journée, il sera également notifié absent pour les cours suivants dans cette même journée. Cependant si l’élève revient au cours de la journée, l’enseignant pourra directement indiquer son retour sur la feuille d’appel.
• Si un élève est exclu temporairement de l’établissement, il sera automatiquement noté absent sur la feuille d’appel.

Le tableau de bord assiduité

Vue CPE : tableau de bord assiduité

Conseillers principaux d’éducation

Les équipes éducatives (CPE et AED) retrouvent réunies au même endroit, toutes les informations relatives à la vie scolaire, dans le tableau de bord assiduité. Le CPE reçoit en temps réel les absences provenant des fiches d’appel complétées par les enseignants.

Cela lui permet, ainsi qu’à son équipe, de vérifier chaque absence et d’assurer un suivi approprié : contacter les responsables légaux par téléphone ou par SMS, puis renseigner les informations de justification obtenues.

Sur ce tableau de bord, le CPE voit tous les dossiers d’absences non justifiées depuis le début de l’année. Il a la possibilité de faire des exports de tous les dossiers d’absences afin de réaliser des statistiques concernant l’établissement.

Le tableau de bord scolarité

Chefs d’établissement et CPE

Le tableau de bord Scolarité / Établissement permet aux équipes de vie scolaire et au chef d'établissement d'obtenir une vue globale du jour de tous les appels, retards, absences et départs de l'établissement.

Vue chef d'établissement : tableau de bord scolarité

  
Grâce à ce tableau de bord, le CPE peut assurer sa mission de gestion globale des événements de vie scolaire au sein de son établissement :

• Avoir une visibilité sur l'avancée des événements (absences, retards) traités et restant à traiter, pour le jour sélectionné,
• Avoir une visibilité sur les événements qui méritent une attention particulière : un grand nombre d'absences non justifiées, des appels "en retard" à valider, une indication du nombre total de retards ou d'absences depuis le début de l'année, etc.,
• Contacter les responsables des élèves par SMS*, ou à défaut, par la messagerie ENT (*remarque importante : cette fonctionnalité est disponible si l'établissement dispose d'un crédit de SMS).