L’ENT Skolengo est une solution qui gère intégralement le changement d’année. Il propose la conservation et l’archivage automatique de nombreuses données. Certaines actions peuvent être également être opérées en amont directement par les utilisateurs pour bénéficier d’une rentrée plus sereine. Tout cela facilite grandement la préparation de la rentrée scolaire pour le personnel de l’établissement.
Changement d'année : Skolengo assure automatiquement la conservation et l'archivage de vos données
Il propose notamment :
- La conservation
- des données des services personnels (dossiers crées dans le classeur pédagogique, porte-documents, formulaires, agenda personnel et favoris)
- des préférences de chaque utilisateur (y compris les numéros de téléphone mobile modifiés par ces derniers)
- de tous les contenus des rubriques non temporaires, notamment le contenu des dossiers partagés
- Des droits et des rôles des administrateurs sur tous les services
- L’archivage
- du cahier de textes
- de nombreux éléments du service des absences et des évaluations : relevés d’évaluations, relevés de compétences, bulletins périodiques, bilans de fin de cycle, feuilles d’appels, EPI, sanctions, punitions, statistiques d’absences
- des rubriques de classes de l’année N et les rubriques temporaires pour une durée d’un an par défaut
- les exports MEN
Changement d'année : les actions à mener par l'établissement pour une rentrée efficace
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La récupération des contenus des rubriques des classes avant leur archivage
A la fin de chaque année scolaire, les rubriques de classes sont archivées pour laisser la place à celles de l’année suivante. Elles sont déplacées dans la corbeille mais restent accessibles encore durant une année pour le gestionnaire de la rubrique et l’administrateur. Ces derniers peuvent ainsi restaurer la corbeille pour récupérer les contenus qu’ils souhaitent conserver (ou ré utiliser) pour la nouvelle année scolaire. Ces éléments récupérés peuvent être aussi ajoutés à des contenus existants.
- La classification en amont des rubriques temporaires et non temporaires
En début d’année, l'utilisateur "gestionnaire de rubriques" définit des rubriques temporaires qui seront destinées à être archivées automatiquement. A l’occasion du changement d’année, il se peut que certaines rubriques temporaires aient vocation à être conservées pour l’année suivante. Il a donc la possibilité de les définir en tant que rubrique permanente. Il suffit de décocher la case "Rubrique temporaire" dans les paramètres des rubriques concernées.
- La sauvegarde des groupes libres créés manuellement
En début d’année, l'utilisateur "gestionnaires de groupes" a la possibilité de créer des groupes manuellement (pérennes ou limités à l’année scolaire). S’il souhaite pérenniser un groupe pour l’année suivante, il lui suffit de changer son statut et de définir sa durée de vie comme « non limitée »
- L’archivage des mails
À la fin de l’année scolaire, c’est aussi le moment pour les utilisateurs de sélectionner les messages qu'ils souhaitent conserver. Pour cela, il leur suffit de classer tous les messages qu'ils veulent conserver dans l'un de leurs dossiers personnels : tous les messages sans activité encore présents dans leurs boîtes de réception seront automatiquement supprimés.
Pour certains profils utilisateurs (élèves et parents notamment, mais cela peut varier selon les projets ENT), les données rangées dans le dossier Archive sont supprimés.
- L’archivage de Moodle
Si un enseignant change d’établissement, il lui faudra sauvegarder les cours Moodle qu’il souhaite réexploiter dans son futur établissement utilisant le même espace numérique de travail.
Plus de détails sur la préparation de vos données pour une rentrée sereine?
Rendez-vous sur l'aide en ligne de Skolengo Academy
